飲食店の予約人数変更を受けたら｜席・料理・連絡の食い違いを防ぐ照合票

結論：人数変更は「希望」のまま受け、席・料理・連絡をそろえてから確定と書く

説明のために、架空の場面を一つ置きます。金曜の夕方、「土曜の予約を1人増やせますか」と電話が入り、受けた人は空いているテーブルを見て「大丈夫です」と答えました。厨房のコースの数は4人分のまま、台帳も4名のままです。当日、5人のお客さまが来店し、席は用意できても料理が1人分足りません。誰か一人の不注意というより、席の確認、料理の確認、お客さまとの約束が別々の時点で進み、どこにも1行にまとまっていなかった場面です。

この記事が答える問いは一つです。予約の人数を変えたいと連絡を受けたとき、席・料理・連絡の食い違いを残さないために、何を別々に確かめ、どの順で確定と書くか。 答えを先にまとめます。

1. 連絡を受けた時点では「希望」として受け、増える場合も減る場合も、確かめる前に「大丈夫です」と答えません。元の予約は、変更が確定するまで店の判断で消さず、元の条件のまま残します
2. 「人数」を一つの数にせず、予約人数、料理の口数、席を使う人数、子どもの内訳、来店の実数の5つの欄に分けて書きます
3. 変更の希望1件に変更番号を付け、1行で追います。主状態は6つから1つだけ付け、席、厨房、料金の案内、お客さまの了承、台帳、店内の伝達は別の欄で確かめます。席が空いていることから厨房の受入れを推定せず、厨房の了承からお客さまの了承を推定しません
4. 回答の連絡は、未連絡、送信済みで到達が不明、届いたと分かるが返事がない、返事ありの4つに分けます。同じ予約に複数の連絡が届いたときは、後から来た方を自動で採用せず、誰の連絡を採るかを確かめて1つの版を選びます
5. 当日の来店の実数は、確定した予約人数を書き換えず、別の欄に書きます。数えるときは変更番号の数を分母にし、確かめていないものは0ではなく未確認と書きます

読み手は、予約を受けている飲食店の経営者、店長、ホールや受付、厨房の担当の方です。1人で営む店、受付を調理と兼ねる店、交代で受付を回す店、本部が予約の仕組みを管理する店でも使えるように書いています。

この手順は、人数変更での食い違いがなくなることや、予約や売上が増えることを約束するものではありません。変更をいつまで受けるか、料金をどう扱うかに、この記事は一律の答えを出しません。店の決まりと使っている仕組みの条件を、確かめられる形で残すための提案です。

この記事の画像と例について

冒頭の写真風の画像は生成AIで作成したイメージで、実在の店舗、スタッフ、予約の内容や成果を示すものではありません。本文の図版3点は編集部が文字と図形で作成した説明図で、同じ内容を本文にも書いています。店R、変更番号、予約番号、日時、人数、席の名前、件数、文例は、すべて説明のために作った架空の例と仮の値です。

この記事の範囲と、既刊の記事との分担

扱うのは、すでに入っている予約について人数を変えたいと連絡を受けてから、席・料理・連絡を照らして確定し、当日の来店の実数と照らすまでの店の中の運用です。

席と時間を二度受けないための台帳の決め方、席の容量の数え方、窓口ごとの枠の閉じ方は、飲食店の二重予約を防ぐ受付運用｜電話・ネット・当日の席を一つの台帳で確認で扱っています。この記事は、その台帳があることを前提に、人数が変わったときに席のほかに何を照らすかを受け持ちます。

貸切の相談のように、まだ予約になっていない段階の希望と確認の分け方は、飲食店の貸切問い合わせ対応｜希望条件と確定前の確認を引き継ぐにまとめています。相談から予約に移った後の人数の変更は、この記事の範囲です。

お客さまから確認のメールが届かないと連絡があったときの照合や、連絡してきた人が本人かどうかの確かめ方は、飲食店の予約確認メールが届かない｜予約を重ねず担当へ引き継ぐ手順を使ってください。コースの内容や価格そのものを改めて掲載先へ反映する作業は、飲食店のメニュー更新漏れを防ぐ手順｜店内・ホームページ・Googleマップの価格をそろえるの範囲です。

扱わないことも先に書いておきます。

• 取消料や追加の料金をいくら請求できるか、請求の可否、返金など、法的な判断
• 食物アレルギーへの対策の方法や、提供してよいかどうかの安全の判断
• 予約の仕組みの比較、推奨、料金、画面の操作の手順
• 人数変更の受付期限についての一律の目安
• 地域ごとの予約の傾向。雨の日や駅前の店の話は、架空の条件として置くだけです

公式情報と、編集部の提案の境界

本文のほとんどは、Akatsuki編集部の実務提案と、説明のための架空の例です。提供元の公開情報を要約した箇所は、次の2点だけで、記事の下の一次情報の番号を付けています。以降は1点目、2点目と呼びます。

• 【公式情報】1点目：レストランボードのヘルプでは、登録された予約の人数・時間・テーブルを変更でき、登録内容を確認する操作だけでは完了せず、最後の登録の操作で変更が完了すると案内されています（出典1）。
• 【公式情報】2点目：TableCheckの予約客向けヘルプでは、確定メールから変更の操作を進められ、空席や条件、店舗の設定によってできない場合は店へ直接連絡するよう案内されています（出典2）。

この2点は、それぞれ特定の製品の説明です。ほかの仕組みや別の設定で同じとは限らず、店が人数変更を受けるべき期限や料金の扱いを示すものでもありません。自店で使っている仕組みで何ができ、誰が操作できるかは、提供元のヘルプと契約、実際の画面で確かめてください。確かめられない点は「未確認」と書いて残します。

第4節から先の5つの欄、変更番号、主状態、確認の欄、連絡の分け方、数え方、点検表、空欄の票は、どの仕組みを使っていても店の側で書ける記録として編集部が考えた案です。

「人数」を5つの欄に分ける

「4名の予約が5名になった」という一言には、別々のものが混ざります。台帳に書く数、厨房が用意する数、席に座る数、子どもが何人かという内訳、当日に実際に来た数です。この5つを1つの数で書くと、ある人は増えたと読み、別の人はまだ変わっていないと読むおそれがあるため、次の5つの欄に分けることを提案します。

大人と子どもの区分や、子ども用の料理の決まりは、店ごとに違います。この記事では年齢の基準を決めません。店に決まりがあれば、その言葉で内訳を書きます。決まりがなければ「お子さま1名、取り分けのご希望」のように聞いたままを書き、どう扱うかは店長と厨房の責任者が決めます。

予約人数が同じでも、口数が変わることがある

架空の店Rの変更番号H-03を例にします。11月15日（日）12時の予約で、予約人数は4名のままですが、大人2名・子ども2名が、大人2名・子ども1名・幼児1名に変わりました。幼児は料理を頼まず、子ども用の椅子を使う希望です。

この行は、台帳の人数だけを見ると「変更なし」に見えます。厨房の口数は変わり、ホールは椅子を用意します。人数の欄を分けておくと、こうした変更も見落としにくくなります。

受けるときの最初の一言と、聞くこと

連絡を受けた最初の段階でするのは、可否を答えることではなく、どの予約についての、どんな希望かを書き留めることです。増える連絡でも減る連絡でも、席・料理を確かめる前に「大丈夫です」とは答えません。減る場合も、料理や料金の扱いが残っている場合があるためです。

言ってよいことと、まだ言わないこと

電話での最初の一言の例です（架空の例）。「4名さまから5名さまへのご希望ですね、お預かりしました。席とお料理を確かめて、今日の18時までにお電話します。お返事までは、元の4名さまのご予約のままとなります」。時刻は、実際に担当が引き受けられる時刻を使います。その時刻に間に合わないと分かったら、期限の前に途中の連絡をします。

窓口ごとの受け方

電話では、メモで終わらせず、受けた時点で次の節の1行を書きます。メッセージやメールでは、受信した時刻と文面を残し、受け取ったことだけを先に返します。店頭や来店中に聞いた場合も同じ1行にします。

お客さまが予約サイトなどから自分で変更の操作をする場合もあります。第3節の2点目はその一例です。自店の窓口にそうした形があるかは、仕組みの案内と画面で確かめます。ある場合は、管理の画面と店の台帳を決めた時刻に照らし、気づいた時点で同じ1行を書きます。その行でも、料理の口数と席は別に確かめます。

希望1件を1行で追う：変更番号と元の予約

人数の変更は、予約とは別に、変更番号を付けて1行で追います。この記事の例では「H-01」のように通し番号で付けています。元の予約番号（R-41など）は、同じ行に書きます。

元の予約を独断で消して入れ直さない

希望を受けても、受けた人の判断で元の予約を消し、新しい予約を重ねることはしません。元の条件は、変更が確定するまで台帳に残します。増える希望で受けられなかったとき、お客さまの席がどこにもなくなることを避けるためです。減る希望でも、席を先に放した後で「やはり元の人数で」と連絡が来ることがあります。席の押さえ方は、第2節の二重予約の記事の変更の手順と同じ考え方です。

使っている仕組みに正規の変更の方法があれば、その方法で元の予約の記録を変えます。仕組みの仕様で取り直しが要る場合は、責任者が提供元の方法と席・料理・料金の条件を確かめ、古い予約番号と新しい予約番号を同じ行に書いて、重複や席の失いがないことを確かめて進めます。

履歴は消さずに足す

主状態は1つ、確認の欄は6つ

行ごとに、いまどこまで進んでいるかを主状態として1つだけ付けます。

主状態とは別に、次の6つの確認の欄を行ごとに持ちます。値は「確認済み」「未確認」「対象外」の3つで、確認済みには確かめた人と時刻を書き、対象外には理由を書きます。

変更確定と書く条件

票に変更確定と書くのは、お客さまの了承、台帳、店内の伝達が確認済みで、席・厨房・料金の案内がそれぞれ確認済みか、理由のある対象外になっているときです。了承を得ただけでは変更確定にしません。

お客さまへ「確定しました」と伝える時点と、票の主状態を変更確定にする時点は別です。お客さまへは了承の返事を受け、台帳を変え終えた後に伝えます。票の変更確定は、その後に厨房やホールの受け取りを確かめた時です。電話の途中で台帳を変えられる店では、通話の中で伝えられます。別の日である必要はなく、同じ日時でも、それぞれの実際の時刻を書きます。

1人で営む店や店長が厨房を兼ねる店では、席と厨房と台帳を同じ人が確かめて構いません。兼任と書き、実際の時刻を書けば足ります。別の人を立てるための決まりではありません。店内の伝達は、1人の店では厨房の票と席の表を自分で直したことを確かめて「確認済み（1人のため受け取りの返事なし）」と書きます。

行を閉じる条件

変更確定、元のまま、別の手続への3つは、行を閉じる主状態です。次のどれかが残っているときは、この3つへ更新せず、その時点の照合中や案内中のままにして、残りが片付いてから更新します。押さえた席を戻していない。厨房に頼んだ追加の仕込みが宙に浮いている。お客さまに伝えた内容を取り消す連絡がまだである。全部の欄が未確認のまま「確定」と書かれた行は、確定として数えず、照合中へ戻します。

閉じるのは運用の記録を閉じるという意味で、料金の扱いや、来店の結果まで決まったという意味ではありません。

席の照合：増えるときと減るとき

席の確かめ方そのものは第2節の二重予約の記事に任せます。ここでは人数の変更で見落としやすい点だけを扱います。「1人くらいなら詰めれば座れる」は、確かめた結果ではないので確認済みにしません。

増えるとき

• 同じ席に座れるかを、席の決まりで確かめる。店に決まりがなければ店長が判断し、判断した人と時刻を書く
• 別の席へ移す、席をつなげる場合は、その席の同じ時間の区間に別の予約がないかを台帳で見る
• 新しい席を押さえた後、連携していないネットの枠があれば閉じ、反映を確かめる
• 元の席は、変更確定まで放さない

減るとき

• 席を移すかどうかは店長が決める。減ったから自動で小さな席へ移すとは決めない
• 空いた席を別の予約に使ってよいのは、変更確定の後にする
• 席を移さないと決めた場合も、席を使う人数の欄は新しい数にする

店Rの席の照合の例

架空の店Rの席は、4人席のA・B、2人席のC・D、6人まで座れる家族席Eです。次の表は、席の欄の記入例です。席の名前と人数は説明のための仮の値です。

H-04の「20時15分以降」は、席の確認の結果です。この時点で厨房には聞いていないので、お客さまへ案内するときに料理まで受けられるとは伝えません。受けられない希望には、確かめた範囲で代わりの案を伝え、代わりの案を選ばれた場合は厨房を確かめてから確定へ進みます。

席の確認は、確かめた時点の結果です。回答までに時間が空いたら、お客さまの了承を得る前に台帳をもう一度見ます。確かめたときに空いていた席に、別の予約が入っていることがあるためです。

料理と厨房の照合

席の確認が済んでも、料理を出せるかは別の確認です。料理の形によって、聞くことが変わります。

増えるときと減るとき

増えるときは、食材が足りるか、提供の時間に無理がないかを厨房の責任者に聞きます。席が空いているからといって、厨房に確かめずに受けることはしません。

減るときは、口数を減らせるかと、すでに進めた仕込みの状況を分けて書きます。仕込みが進んでいることと、その分の料金をお客さまに求めるかは別の話です。料金の扱いは次の節の決まりで決め、厨房の欄には事実だけを書きます。

厨房の責任者が不在のとき

料理長が休みの日に希望が届いたら、代わりに答えられる人が決まっていれば、その人が答えます。決まっていなければ、主状態を照合中のままにし、いつ答えられるかを確かめて、お客さまへの返事の時刻を決めます。架空の店RのH-05は、料理長が11月16日まで休みで、席だけ確認済みの状態です。お客さまには受付のときに、11月16日18時までに返事すると伝えました。回答はまだ伝えていないので連絡の区分は未連絡で、席の確認を理由に「お受けできます」とは伝えていません。

食事の制限の相談

増える人に食物アレルギーや食べられないものがあると聞いたら、聞いた内容をそのまま書き、厨房の責任者に確かめてもらいます。受けた人が「大丈夫です」「抜けます」と答えることはしません。予約の最初に聞いた制限の話が、人数の変更の後も同じとは限らないため、変更のときにも尋ね直す欄を設けることを提案します。店で受けられるか、どう伝えるかは店の責任者が判断します。この記事は対策の方法や安全の判断を説明しません。

「いつまで」「当日」「料金」に一律の答えを書かない

人数変更を「いつまで受けるか」「当日でもよいか」「料金がかかるか」には、すべての店に共通する答えをこの記事では示しません。店の決まり、コースの内容、予約した窓口の条件で変わるためです。どこかで見た割合や日数を、自店の決まりとして言うことも勧めません。

代わりに、店の側で次の表を埋めておくことを提案します。

案内するときの形

料金の案内は、確かめた決まりのとおりに伝え、案内した内容と時刻を書きます。金額そのものや割合は、この記事では例を示しません。店Rの例でも「店の決まりのとおり案内した」とだけ書きます。

「無料です」「必ずかかります」と、確かめる前に言い切らないようにします。店の決まりがお客さまに伝わっていたかどうかも、その場の担当が判断せず、案内のページや文面の事実を店長へ渡します。請求できるか、返金するかの判断は、この記事の範囲の外です。

決まりを変えたとき

期限や料金の決まりを変えたら、変えた日と、変える前に受けた予約の扱いを店長が決めて書きます。後で数字を比べるときの条件にもなります。予約のページの文面を変える作業は、変更の承認と掲載先の確認を分ける第2節のメニューの記事の考え方が使えます。

回答の連絡：未連絡と到達不明を分ける

回答を送ったことと、お客さまが内容を知って了承したことは別の事実です。連絡の欄を次の4つに分けます。

未連絡と到達不明を分けるのは、次にする行動が違うからです。未連絡なら店が伝える順番で、到達不明なら別の手段を選ぶ順番です。どちらも「返事がない」とまとめると、誰も次の連絡をしないまま当日を迎えるおそれがあります。回答の前に人数を聞き直す連絡も同じ区分で書きますが、回答を送ったことと混ぜず、どちらの連絡かを添えます。

回答の組み立て

回答は、次の順で伝えることを提案します。

1. どの予約の、何人から何人への希望についてか
2. 受けられること（席と料理のうち、確認済みのものだけ）
3. 受けられないことや、確認中のこと。確認中ならいつまでに何を返すか
4. 料金の案内（店の決まりのとおり）
5. この内容で進めてよいかの問いと、返事の期限
6. 返事までは元の予約のままであること

文例です（架空の店、仮の時刻）。「11月14日18時のご予約について、4名さまから5名さまへのご希望のお返事です。お席は家族席をご用意でき、お料理も5名さま分をお出しできます。料金は当店のご案内のとおりです。この内容でよろしいでしょうか。ご返事をいただくまでは、4名さまのご予約のままとなります」。

受けられないときの文例です。「11月15日18時30分は、6名さまのお席をご用意できませんでした。3名さまのご予約はそのままお受けしています。20時15分以降でしたら6名さまのお席がございますが、お料理はこれから確かめます。ご希望があればお知らせください」。理由を細かく言う必要はなく、確かめた事実だけを伝えます。

返事がないとき

返事がない間は、元の予約のままです。返事がないことを、取り下げとも了承とも読みません。決めた回数と手段で連絡した後も返事がなければ、どう扱うかを店長が決めます。元の予約の内容を店の判断で変えません。来店が近いほど早く次の連絡をする決まりが考えられますが、期限の長さは店で決めます。

架空の店RのH-07は、11月14日13時にメールで回答を送りました。店の送信の記録はありますが、届いたかは分かりません。主状態は案内中、連絡の区分は送信済み・到達不明で、料金の案内も届いたと分からないので未確認です。次の連絡は11月17日18時に電話、担当は店長です。台帳は元の4名のままで、席は変えていません。

台帳と店内への反映を確かめる

了承を得たら、台帳を変え、店内へ伝えます。どの段が済んだかは、実際に確かめた時刻で書きます。

最後の操作まで確かめる

第3節の1点目は、確かめる画面を見ただけでは変更が完了しない一つの例です。使っている仕組みに同じ動きがあるかは、自店の画面で確かめてください。変更の操作をした人は、操作の後に予約の詳細を開き直し、新しい人数で残っていることを見てから、台帳の欄を確認済みにします。操作をしたつもりだけで書きません。

伝えたことと、受け取ったことを分ける

厨房へ口頭で伝えただけでは、受け取ったことになりません。慌ただしい時間に聞き流されるおそれがあるため、厨房の票を直し、受け取った人が印を付ける形にします。ホールも同じです。店内の伝達の欄は、受け取りの印か返事があって確認済みにします。

反映の順番

台帳を変える前に厨房へ伝えると、お客さまの了承が取り消されたときに仕込みだけが動きます。逆に、厨房に伝える前に台帳だけを変えると、厨房は古い数のままです。この記事では、了承、台帳、厨房とホールの順を提案します。ただし、了承の前に厨房へ「受けられるか」を聞くのは確かめの段で、仕込みを動かす依頼とは別です。厨房への質問と依頼を分けて書くと、どちらの段かが分かります。

古い内容を残す場所

厨房の票やホールの席の表の古い紙は、線を引いて残すか、新しい紙に差し替えて古い紙を捨てるかを店で決めます。お客さまの名前が書かれた紙の保管や処分は、店の個人情報の扱いの決まりに沿います。古い人数が読める紙を、同じ場所に2枚置かないようにします。

再連絡と同時の連絡：最新版を選ぶ

人数は、確定するまでに何度か変わることがあります。予約者と同行者から、別々の数が届くこともあります。連絡が複数あるときは、連絡ごとに行を足し、どの連絡を採用したかを書きます。

後から来た連絡を、自動で採用しない

新しい連絡が正しいとは限りません。同行者が先の話をしていることもあれば、予約者が把握していない変更もあります。そこで、次の順で選びます。

1. 連絡を全部並べ、連絡した人と時刻を書く
2. 誰の連絡を採るかを決める。原則は予約した本人か、店の決まりで確かめた代理の人です
3. 食い違いがあれば、本人に今の人数を聞く。その時点で店が答える内容は、確認中の状態とその期限だけにする
4. 採用した版の番号を書き、採用しなかった連絡も消さずに理由を書く

版の番号を付ける

版は、店がお客さまへ回答するときの内容のまとまりです。人数が変わり、席や料理の確認をやり直すときに、新しい版の番号を付けます。了承は、版の番号に対するものとして書きます。「この内容でお願いします」という返事が届いたら、どの版への返事かを確かめます。前の版への返事だと分かったら、今の版を伝え直します。

確定の後にまた変わったとき

変更確定で閉じた後に、さらに人数が変わる連絡が来たら、新しい変更番号を付け、関連の欄に前の番号を書きます。前の行を書き換えません。1つの予約で変更番号が増えていくことは、問題の印ではなく、変更の回数の記録です。席や料理の確認はやり直します。前の確認の結果を流用しません。

窓口ごとに別の人が答えない

別の窓口から届いた同じ未解決の希望は、同じ変更番号の担当がまとめて答えます。窓口ごとに別の人が答えると、片方に「確認中です」、もう片方に「お受けしました」と届くおそれがあるためです。

当日の連絡と、来店の実数

来店の当日に届く連絡は、確かめる時間が短くなります。それでも、聞いたまま書くことと、確かめた結果を分けることは変わりません。当日の連絡を受けてよいか、どこまで変えられるかは、第10節の店の決まりと店長の判断によります。

当日に連絡を受けたとき

受けた人は、変更番号を付けて1行を書き、受けた時刻と来店の時刻を並べます。ホールと厨房の担当に、その場で確かめます。ピークに確かめられないときは、確認できる時刻を伝えます。「席は取れますが、料理は確かめています」のように、確かめた範囲を分けて伝えます。

店に到着した時点で人数が違うとき

連絡なしに、来店したときの人数が予約と違うことがあります。その場で店長か代わりの人が席と料理を確かめて案内し、確かめた時刻を書きます。受けたスタッフがその場で料金の扱いを答えることは避けます。この場合も、来店の実数は確定した予約人数とは別の欄に書きます。

来店の実数の書き方

実数を、確定した予約人数の欄へ上書きしません。上書きすると、店が約束した人数と実際の人数の差が見えなくなるためです。差の理由を聞いていないときは、未確認と書き、推測で「急な体調不良」などと埋めません。

差が出た後の扱い

差が出たことは、お客さまや担当の失敗とは決めません。料金の扱いは第10節の決まりで店長が判断します。この記事では扱いの正しさを判断しません。

架空の店RのH-08は、11月15日（日）12時30分の予約です。11時20分に本人から電話があり、5名から4名への希望を受けました。席は席AとCから席Aへ、口数は5口から4口へ、厨房が11時25分に確かめ、11時30分に了承を得て、11時32分に台帳、11時35分に厨房とホールの受け取りを確かめて変更確定としました。12時32分に3名が来店し、伝票で照らして実数3名です。もう1名の理由は未確認です。

当日に実数を確かめられなかった行は「未確認」と書きます。来店の予定の日が来ていない行は「未到来」と書き、未確認とは分けます。

架空の店Rの8件を通して見る

ここまでの手順を、架空の店Rの1週間で見ます。店Rは席の少ない駅前の店という仮の設定で、特定の地域の店の傾向を示すものではありません。記録を始めたのは11月9日（月）で、7日分の締めは11月15日（日）22時です。店の閉店は21時30分、伝票との照合は閉店後の21時45分としています。

希望の一覧

「受けた日時」は店が連絡を受けた観測の時刻で、「来店の予定」は変更の対象の日時です。この2つは別の欄に書きます。

確認の欄

対象外の理由も書きます。H-04は11月12日14時に電話で席の結果を伝え、お客さまが元の予約のままにすると答えたので、厨房と料金は確かめず、台帳も変えていません。店内の伝達は、元のままになったことをホールが受け取った記録です。H-06は当日に注文する形で、料理の事前の決まりがなく、店長が店の決まりで料金の案内は要らないと確かめたため対象外です。H-07の料金の案内が未確認なのは、第11節のとおりメールが届いたと分からないためです。

H-04の了承は、「元のまま進める」という本人の返事です。主状態の名前が違っても、了承の欄の意味は同じです。

5つの欄と実数

実数の根拠は、H-01とH-02が11月14日21時45分、H-04とH-08が11月15日21時45分に、ホールの席の記録と伝票を照らしたものです。H-03は同じ時刻の照合でホールの席の記録が見つからず、伝票だけでは幼児の人数が分からないため未確認としました。

H-05とH-07は、希望を受けただけの行です。台帳の予約人数は元の数のままで、希望の数は表に括弧で書いています。

読み方

8件の主状態は、変更確定5件（H-01、H-02、H-03、H-06、H-08）、元のまま1件（H-04）、照合中1件（H-05）、案内中1件（H-07）で、5＋1＋1＋1＝8件です。向きは増4件、減3件、内訳1件で、4＋3＋1＝8件です。

この例から言えるのは、書いた行の状態だけです。人数変更が減ったかどうか、料理の食い違いがなくなったかどうかは、この8件からは言えません。

例外：不在・1人の店・本部・団体・家族席・雨の日

担当が不在のとき

受けた人が席や厨房の答えを持っていないときは、行だけを書いて、確かめる人に渡します。渡すときは、渡した先と、受け取った人が引き受けた時刻を書きます。誰も引き受けていない行が残らないよう、閉店の前に主状態が受付、照合中、案内中の行を読み合わせます。

ピークの時間

ピークの最中に連絡を受けたら、変更番号と元の予約、希望の数、折り返しの時刻だけを書きます。折り返しの時刻は、確かめられる時刻にします。席の空きがすぐ見えるからといって、その場で確定と伝えることはしません。今夜の予約なら、ピークの後ではなく、次に手が空く時刻を担当と決めます。

1人で営む店

受付と調理と台帳を1人で受け持つ店では、カードに変更番号、予約の日時、希望の数、折り返しの時刻の4つを書くだけでも構いません。席と料理を自分で確かめ、了承を得て台帳を変えた時刻を、後でまとめて書きます。記憶で書いた時刻には「後で記入」と添えます。

本部や外部の窓口が予約を管理する店

本部が仕組みを管理している店では、店で変えられる範囲と、本部に頼む範囲を先に分けます。依頼した時刻と相手を書き、相手が引き受けたと返すまでは、該当する確認の欄を未確認のままにします。お客さまには、誰が連絡するかを伝えます。

団体の予約と幹事

団体では、人数が直前まで動くことがあります。幹事に、人数が確定できる日を聞いて書きます。店が確定を求める日は店の決まりで、幹事の都合と別の欄に書きます。参加者一人ひとりから連絡があっても、幹事に確かめてから同じ行に足します。参加者の名簿は受け取りません。

家族席と子ども

家族席のように、人数よりも椅子や通路が条件になる席では、席を使う人数の欄に「子ども用の椅子1つ」「ベビーカーあり」のように聞いたままを書きます。置けるかどうかはホールの担当が実際の席で確かめた結果を書きます。店で確かめていないことを「置けます」と言いません。

予約の前に、子ども用の椅子やベビーカーの条件をホームページなどで案内している店では、案内の文と、その日の席や設備の状態がずれていないかも確かめます。設備が店に「ある」こと、その日に「使える」こと、その予約に「確保済み」であることを分け、店の元表を元に掲載先の案内を書いて照らす手順は、飲食店の子連れ対応を案内する前に｜子ども椅子・ベビーカー・入口の条件をそろえる照合票にまとめています。

雨の日や交通の乱れがあるとき（架空の条件）

雨の日に当日の人数の変更が重なる、といった条件を店で想定する場合、それは自店の判断の条件として書いておくものです。この記事は、雨の日に変更が増えるとは言いません。店Rのように席の少ない店で複数の連絡が同じ時間に届いたときは、確かめる順番を来店の時刻の近い順にし、誰が席を見るかを先に決める運用が考えられます。

席数より多い希望、席を分ける希望

店の席数を超える希望や、席を分けて受ける案は、店長が判断します。席を分けて案内する場合も、お客さまに分かれることを伝えて了承を得てから進めます。席が足りないことを理由に元の予約を取り消すことはしません。

連絡がつかないまま来店の日が近づくとき

元の予約のまま、当日の席と料理の準備を店長が判断します。その判断を書きます。連絡がつかないことを、取り下げとして扱いません。

数える：変更番号を分母にし、未確認を0と書かない

数えるときは、何を1と数えるかを先に決めます。変更の希望の数、予約の数、連絡の数、人数の合計は、単位が違うので足しません。

7日の例（架空の店R、11月15日22時に締めた時点）

記録を始めた11月9日から11月15日までに受けた希望で、受けた日で期間に入れています。

変更の希望は5＋1＋1＋1＝8件、予定が来た行と来ていない行は5＋3＝8件、実数は4＋1＝5件、同じ行と差のあった行は3＋1＝4件で、それぞれ上の行と一致します。H-04は変更していませんが、元のままの3名と実数を比べています。

7日目は、運用が続いているかを見る段階です。この例で確かめるのは、すべての行に主状態があるか、確認の欄の未確認に担当と期限があるか、照合中と案内中の2件に次の連絡の時刻があるかです。件数が少ないので、割合は出しません。

28日の例

合計は、22＋4＋2＋2＋1＋0＝31件、14＋13＋4＝31件、24＋5＝29件で、29＋2＝31件です。21＋3＝24件、16＋5＝21件です。未確認の3件を0とも、同じ人数とも書きません。

28日で決めること

直すことは一度に1つにします。同時に2つ直すと、記録が変わったときに、どの修正につながったのかを分けられません。修正を決めたら、決めた人、決めた日、やめる条件を書きます。やめる条件の例は、書く手間で電話の対応が遅れる、などです。やめる場合も、元の予約を残す順番は残します。

比べるときと、混ぜないもの

次の28日と比べるときは、席の数、営業の日数、窓口の数、店の決まり、コースの有無が変わっていないかを確かめ、変わった条件を書き添えます。記録を始める前の期間は、記録がないため遡って作らず、未確認とします。

この記事の数字は、すでに入っている予約の運用の記録です。新しい予約の数、ホームページの訪問やボタンの押下、新しい相談の件数とは別のものです。同じ表で足したり割ったりせず、別に並べて読みます。また、変更の件数を担当者の評価に使わないことを提案します。

登録不要の20項目の点検表

ここまでの内容を20項目にまとめました。登録や送信は要りません。印刷するか、紙に書き出して使います。当てはまらない番号から、右の列の次の一手を進めます。店に関係のない行は「対象外」と書き、当てはまらない行とは分けて数えます。

使い方

全部を一度に直さず、当てはまらない番号から1つだけ選び、担当と期限を決めます。最初に手を付ける候補は、1・3・5・7です。ほかの番号を後回しにしてよいという意味ではありません。お客さまに確定と伝えた内容と台帳が食い違っている予約があれば、順番を待たずに店長が扱いを決めます。

記入例です（架空の店、仮の例）。番号3「いいえ」、紙の台帳に人数が1つだけ。番号8「分からない」、誰が厨房に聞いたか書いていない。番号14「いいえ」、「連絡済み」としか書いていない。この店は3を最初に選び、次の希望から5つの欄で書き始めました。

点検の結果は、店の評価ではなく、次に直す候補です。分からない行は「分からない」と書き、「はい」として数えません。

空欄の2票：人数変更の照合票と、来店の実数の照合票

記事の中でそのまま使える、空欄の票です。登録や送信は要りません。記入例は第15節にあり、この票には入れていません。お客さまの名前や電話番号は書かず、予約番号で元の記録を引きます。元の記録を見られる人は、店の決まりで限ります。

人数変更の照合票

希望1件につき1枚です。5つの欄のうち、事前に書く4欄をこの票で扱い、5つ目の来店の実数は次の票で扱います。分からない欄は「未確認」、当てはまらない欄は「対象外」と理由を添えて書きます。

来店の実数の照合票

閉店の後などに、来店の予定が来た変更番号ごとに1枚で確かめる票です。変更番号で上の票と結びます。

票を外部へ送らないでください。Akatsukiへの相談でも、票そのものや、お客さまの名前・連絡先を送る必要はありません。計測のツールや、リンクの「?」以降にも、予約番号や変更番号を入れないでください。

よくある質問と、今日ひとつ見直すこと

よくある質問

飲食店の予約人数の変更は、いつまでにすればよいですか：お客さまの立場でも店の立場でも、一律の期限はこの記事では示しません。店の案内や予約した窓口の条件で確かめます。店の側は、第10節の表で自店の決まりを書いておきます。

当日に人数を変えられますか：店によります。受けた人が確かめる前に答えず、席と厨房を確かめて回答します。来店の実数は別の欄に書きます。

人数を減らすとキャンセル料がかかりますか：この記事では判断しません。店の決まりと予約した窓口の条件で店長が案内します。請求の可否や返金の法的な判断が要るときは、専門家に確かめてください。

1人増えるだけでも、ここまで確かめますか：確かめる項目は同じです。ただし、料理を事前に決めず当日に注文する予約で、厨房への確認が要らないと店で決めていれば、厨房を対象外とし、理由を1行で書けば足ります。席と、ピークの時間に受けられるかは別に確かめます。全部を長く書く必要はありません。

空いている席があるなら、その場で受けてもよいですか：席の確認だけでは、料理の確認とお客さまとの約束が済みません。厨房を確かめられる店なら、通話の中で確かめて答えて構いません。確かめられないときは、折り返しの時刻を伝えます。

同行者から増えると連絡が来ました：聞いた内容を連絡の行に書き、予約した本人か、店の決まりで確かめた代理の人に確かめます。本人か代理かを確かめるまでは、予約の内容を伝えません。

予約サイトの画面で人数を変えたのに、確定にしてはいけませんか：画面の変更が済んでも、厨房やホールが知っているとは限りません。台帳の欄を確認済みにしたうえで、残りの欄を確かめます。

減った分の席をすぐ別の予約に使えますか：変更確定の後にしてください。確定の前に放すと、やはり元の人数で来ると連絡があったときに席がなくなるおそれがあります。

来店の実数が確定より多いときは、どうしますか：店長か代わりの人が席と料理を確かめて案内します。実数は別の欄に書き、確定した人数を書き換えません。

小さな店でも票が要りますか：まずは変更番号、希望の数、主状態、次の時刻の4つの欄から始めても構いません。1人の店の書き方は第16節に書いています。

今日ひとつ見直すこと

今日は、いま台帳にある予約で人数が変わった1件を選び、5つの欄を書き出してください。予約人数のほかに、料理の口数と席を使う人数が新しい数になっているかを、厨房とホールの紙で確かめます。変わった予約がいまないときは、次の連絡を受けたときの最初の一言を1文決めて、スタッフと共有すれば十分です。記録を始めた日から7日後に、点検表の当てはまらない番号から、直す1つを選びます。