美容室のキャンセル待ち管理｜空き枠・連絡・予約確定を照合する手順

結論：空き枠と待ち希望を別の票にして、案内のたびに結果を残す

美容室のキャンセル待ちは、名前を控えておくだけでは回りません。取消が出たとき、その枠は本当に希望の条件と合うのか。誰に、いつ、どの手段で知らせたのか。返事が来た時点で枠はまだ空いていたのか。予約本体には入ったのか。当日、来店はあったのか。これらが一つのメモに混ざると、「連絡したから埋まったはず」という思い込みが残ります。

この記事が答える問いは一つです。実際に空いた枠と希望の条件をもう一度照らし、連絡から返事、予約、来店までを担当の間で引き継ぐには、何をどの票に残せばよいか。 答えを先にまとめます。

1. 待ち希望と空き枠を別の票に書き、それぞれに番号を付けます。希望は1件ごと、枠は1つごとです
2. 枠が空いたら、担当が確かめた時間、席や設備、本人が話した来店の条件を、希望の行と一つずつ照らします。合うと確かめた人にだけ案内します
3. 案内は1回ごとに1行を書きます。送った記録、配信の結果、返事の締め、返事の内容を分け、未配信や返事なしを「断られた」と読み替えません
4. 返事が来たら、その時点の枠をもう一度確かめます。本人との合意、予約本体への反映、確定の案内がそろって初めて成立と書きます。案内を送っただけ、希望を聞いただけでは予約になりません
5. 希望の件数、人数、日程の数、空き枠の数、案内の回数、成立の件数、来店の件数は、別々の母数として数えます。分からないものは未確認のまま残します

読み手は、美容室・ヘアサロンの経営者、店長、受付や予約の管理を任されている方です。1人で営む店、受付を施術と兼ねる店、交代で受付を回す店、本部が予約の仕組みを管理する店で使えるように書いています。

この手順で予約や売上が増えると約束するものではありません。順番や返事の締めは店の事前の案内と、使っている仕組みの仕様に従ってください。この記事は、どの期限や順番が正しいかを決めるものではなく、決めたことと実際に起きたことを照らせる形に残すための提案です。

この記事の範囲と、既刊の記事との分担

扱うのは、キャンセル待ちの希望を受けてから、空いた枠への案内の結果と、予約・来店の照合が終わるまでの店の中の運用です。

すでに入っている予約の日時やメニューを変える依頼は別の記事で扱います。キャンセル待ちから確定した予約を後で変える場面も含め、第12節で案内します。スタイリストの退職や長期の不在で多くの予約の担当が一度に変わるときは、美容室の担当者変更をお知らせする前に｜予約と案内の引き継ぎ手順を使ってください。空いた枠へ案内する担当が不在というだけの場面は、この記事の第15節です。

会計で次回の予約を案内し、本人と合意するまでの記録は美容室の次回予約が取れないときの点検手順にまとめています。「希望の日に枠がなかった」人へキャンセル待ちを案内するかどうかは、そちらの記録と店の決まりで判断します。この記事は、キャンセル待ちとして受けた後から始めます。

扱わないことも先に書いておきます。

• 空いた枠を広く知らせる投稿や配信の設計
• 取消料の決め方と請求、事前の決済
• 個人情報の扱いについての個別の法的判断
• 予約の仕組みの比較、特定の製品の推奨、料金や機能の一覧
• 施術の標準の時間、薬剤の扱い、健康に関わる判断
• 地域ごとの来店の傾向の説明（来店の条件は、第9節で本人の話と店が確かめたことの範囲で扱います）

公式情報と、編集部の提案の境界

本文のほとんどは、Akatsuki編集部の実務提案と、説明のための架空の例です。提供元の公開情報を要約した箇所は、次の箱の3点だけで、記事の下の一次情報の番号を付けています。以降は1点目、2点目、3点目と呼びます。

• 【公式情報】1点目：RESERVAのヘルプでは、ゴールドプラン以上（宿泊施設タイプは対象外）で、対象の枠に取消が出ると申込者へ通知を手動または自動で配信でき、申し込みと空いた後の予約は予約者自身が行うとされています（出典1）。
• 【公式情報】2点目：同じヘルプの一覧の説明では、管理画面で確認でき、過去の日付・日程のものは表示されないとされています（出典2）。
• 【公式情報】3点目：スターリザーブの機能紹介では、スクールタイプカレンダー形式でのみ使え、取消が出ると申請者へ通知メールが送られ、予約への自動の繰り上げは行われないとされています。送信は、一斉に送る設定と、早く申し込んだ人から順に間隔を空けて送る設定を選べます（出典3）。

3点は、2つの製品の、それぞれの条件での説明です。美容室の一般の決まりではなく、ほかの仕組みや別の設定で同じとは限りません。送信の順番から予約の優先や枠の確保までは読み取れません。一覧に出ないことも、消えたことや予約が成立したことの証明にはなりません。自店の仕組みはヘルプと管理画面で確かめ、分からない点は「未確認」と書いて残します。

ここから先の、2つの票、案内の結果の分け方、照合の手順、引継ぎの項目、母数の分け方は、どの仕組みを使っていても店の側で書ける記録として編集部が考えた案です。仕組みの機能を代わりに説明するものではありません。

架空の例と画像について

例に出す店Wは架空の店です。スタッフ、時刻、件数、メニューの時間、移動の時間、来店の条件はすべて説明のために作った値で、実在の店の記録や美容室の平均ではありません。件数の前後の比較は載せていません。この記事は2026年11月5日時点で作成した初版です。

冒頭の写真風の画像は生成AIで作成したイメージで、実在の店舗・スタッフ・お客さま・予約の画面ではありません。本文中の図版3点は、編集部が文字と図形で作成した説明図で、同じ内容を本文にも書いています。

「キャンセル待ち」に混ざっている4つの記録

店の中で「キャンセル待ち」と呼ばれているものには、性質の違う4つの記録が混ざっています。先に分けます。

待ち希望と空き枠を同じ行に書かないのには、理由があります。1人の希望が複数の日程にまたがることがあり、1つの枠に合う希望が複数あることもあります。一つの行に「Aさん、21日、連絡済み」と書くと、どの枠の話か、別の日の希望は残っているのかが読めません。

いまの状態を一つだけ書く

希望と枠には、いまの状態をそれぞれ一つだけ書きます。案内の結果は、第11節で扱う別の欄です。

たとえば、1つの枠に案内を2回出して2回とも断られても、希望の状態と枠の状態はそれぞれ別に決まります。断った人の別の日の希望が残っていれば、その希望は「案内待ち」のままです。

受けるときに伝えることと、受け方をそろえる

待ち希望を受ける窓口は、予約の仕組み、電話、店頭、メッセージと分かれることがあります。窓口が違っても同じ票に書かないと、案内の順番を決めるときに見落としが出ます。仕組みの一覧に残る希望と、電話で受けた希望が別々にある店は、どちらを正本にして、もう片方をどう写すかを先に決めます。

受けるときに、次の4つをお客さまに伝えます。文は店の決まりに合わせて変えてください。

1. これは予約ではないこと
2. 空いたときに案内する順番の決まり
3. 返事の締めをどう知らせるか、締めの後はどうなるか
4. 返事を待つ間、枠を押さえるかどうか

文例の＿＿は空欄で、決まりの例ではありません。決まりがまだない店は、仮の文で受けず、まず店長が決めます。送る予定、送った事実、届いた証拠は別のものです。届くと確かめられない連絡や、まだ成立していない予約を約束する言い方はしません。

受けた順の基準を窓口ごとにそろえる

順番を「受けた順」と伝えるなら、受けた時刻の取り方が窓口ごとに違うと並びが崩れます。

閉店中に届いたメッセージと、開店後すぐの電話の前後をどう扱うかも、決まりとして書いておきます。分からない行は「時刻は未確認」と書き、並びを推測で埋めません。

ホームページと予約ページの説明もそろえる

4つのことを受付の人だけが話していると、ネットから申し込む人には伝わりません。ホームページの予約の案内、予約ページの説明、自動で送る受付の文、電話で読む文の4か所を並べ、同じ内容になっているかを見ます。どこかが「空いたら予約になります」と読める文なら、仕組みの実際の動きを確かめて直します。直すときは、変更できる人へ、場所と直す文と確かめ方を書いて頼み、直した後に実際の表示を見ます。表示を見ていない場所は未確認と書きます。

票に書く欄

待ち希望の票には、希望番号、店の中の客の番号、受けた窓口と日時と人、日程ごとの希望、メニュー、担当の希望、連絡の手段と連絡してよい時間帯、当日の連絡を受けられるか、来店の条件、有効の終わり、いまの状態を書きます。空欄の票は第19節にあります。

有効の終わりは、店が事前に案内した決まりどおりに書きます。決まりがなければ「未定」と書き、希望した日程がすべて過ぎ、予約確定でも取り下げでもなければ対象日経過とします。何日で終わりにするかを、この記事では勧めません。

希望を「人・件・日程」に分ける

店Wの例で考えます。店Wはスタイリスト3人（P、Q、R）で、受付はスタッフが交代で受け持ちます。予約はネットの仕組みと電話で受け、キャンセル待ちは両方の窓口で受けています。11月19日（木）の夕方の時点で、7件の希望がありました。

希望は7件です。お客さまは、bが2件の希望を持っているため6人です。日程は、W-02が2つあるため8つです。3つの数は同じものを数えていません。

1件の希望に日程が2つあるときは、日程ごとに結果の欄を作ります。W-02の11月21日を断られても、11月22日の希望は残っているためです。断られた日程だけに「辞退」と書き、希望全体の状態は「案内待ち」のままにします。

同じ人の別の希望（W-02とW-07）は、メニューと時期が違うので別の番号にしました。どちらかが成立したときにもう片方を残すかは、本人に確かめて書きます。店の判断で消しません。

同じ人から同じ内容の希望が別の窓口で届いたら、新しい番号を付けず、元の番号の行に窓口と時刻を足します。内容が違うなら、本人に確かめてから1件にするか分けるかを決めます。家族の分をまとめて頼まれたときは、来店する人ごとに番号を分けます。

空き枠の票：空いたことを、確かめてから書く

取消の連絡を受けたことと、その枠を案内してよいことは別です。枠に番号を付ける前に、予約本体で取消が反映されたこと、その時間に担当と席があることを見ます。

枠の票に書くのは、枠番号、空いた経緯と見た記録、日時、担当、席と設備、枠の長さ、確かめた人と時刻、同時に空いた枠との関係です。

店Wでは、この週に4つの枠が空きました。

メニューに必要な時間は、担当に聞いて確かめた値だけを使います。標準の時間を当てはめません。店Wでは、担当が「カットはP・Q・Rとも60分、カット＋カラーはP・Qが120分、カラーはQが120分」と答えたものとします。Pのカラーの答えはありません。これは架空の店の値で、実際の施術の目安ではありません。答えがないメニューと担当の組は未確認とし、別の担当の時間を移して使わず、合うと書きません。

席やシャンプー台まで含めて、その区間が本当に空いているかを確かめる手順は、美容室の予約枠の組み方に譲ります。この記事の票には、確かめた結果と確かめた人だけを書きます。

希望と枠を、一つずつ照らす

枠が空いたら、希望の行を上から順に、次の項目で照らします。一つでも合わなければ案内しません。

枠の長さよりメニューが短いときは、残る時間の扱いが決まるまで「要判断」と書きます。長い枠に短いメニューを入れると、残った区間が次の希望に足りなくなることがあるためです。枠を分けるなら、責任者が決めて新しい枠番号を付けます。

店Wでは、11月19日の18時10分に2枠が空いたと確かめ、18時12分に2枠が同時に埋まった場合の席と設備を確かめ、18時15分に照合しました。

W-02のA-02は要判断でした。店長は「A-02は分けない」と決め、W-02はA-01の候補とし、照合票に決めた人と時刻を残しました。W-05のA-01は未確認のため案内しません。A-01の候補はW-02とW-04、A-02の候補はW-03、W-05、W-06です。この時点は枠の前々日で、候補の行に連絡や来店の条件で合わないものはありませんでした。

図の「合う」は、案内してよいという意味までです。枠が空いたままであることも、本人が来られることも、この時点では決まっていません。

来店の条件：到着できるかを、本人の話で確かめる

枠の時刻に間に合うかは、店の場所と本人の移動で変わります。車で来る人、電車やバスの本数が少ない時間に動く人、商業施設やビルの中の店で施設の受付や入館に時間がかかる人は、案内の時刻と開始の時刻の差が足りないことがあります。

ここで地域の一般の傾向を当てはめません。「この辺りは車の人が多いから」と決めるのではなく、希望を受けるときに、本人が話した移動の手段と時間を書きます。話していない人は未確認のままで、当日の案内の前に聞くか、当日の案内はしないかを店で決めます。

店が施設の中にあるときは、施設の開く時刻や受付の扱いが枠の時刻と合っているかを、店の側で確かめておきます。閉館に近い枠や開館の直後の枠では特に見ます。

A-04は、案内する相手がいなかった

店Wでは11月21日（土）の15時20分に、16時から18時までの枠（A-04、P、120分）が空いたと確かめました。開始まで40分です。

案内する相手はいませんでした。店長は15時25分に、A-04を店の決まりで通常の受付の扱いに戻しました。案内は0回です。W-01へ「間に合えば」と連絡しなかった記録も、理由とともに照合票に残ります。枠があったのに案内がなかったことと、案内したのに埋まらなかったことは別の結果だからです。

順番と返事の締めは、事前の案内と仕組みにそろえる

合う人が複数いるとき、誰から案内するかは店が事前に決めて伝えた順に従います。この記事では、どの順番が公平かを決めません。大切なのは、伝えた順番、仕組みの実際の送り方、受付の人の動きが食い違っていないことです。

送り方は第3節の1点目と3点目のように仕組みと設定で変わるため、自店の画面で確かめます。自店の設定が伝えた順番と違うなら、どちらかを直します。

返事の締めの長さは、一律に決めません。枠の開始までの残り時間、店が返事を見られる時間帯、本人が連絡を受けられる時間帯によって変わります。この記事では何時間を勧めることもしません。決めるのは店長で、案内の文には具体の時刻で書きます。「お早めに」とだけ書くと、次へ進んでよい時点が担当にも本人にも分からないためです。

順番を飛ばしたときは、理由を照合票に書きます。条件が合わなかった、本人が連絡を受けられない時間だった、責任者が例外として決めた、のどれかが読めないと、後で順番を聞かれたときに答えられません。例外を決めた人の名前や役割も一緒に残します。

店Wは「条件の合う人へ、受けた順に1人ずつ案内し、締めの時刻は枠ごとに店長が決めて案内の文に書く。締めの後は次の人へ案内する」と受付のときに伝えている、という架空の設定です。この順番や締めを勧めるものではなく、以下の時刻はこの設定での例です。

案内は1回ごとに1行で残す

案内の記録は、枠と希望の組み合わせごとではなく、案内した回ごとに1行を書きます。同じ枠と同じ人でも、手段を変えて連絡し直せば2行になります。

結果は、確かめられた時点で書きます。成立、辞退、枠の都合で不成立、未配信は、締めの前でもその時点で書けます。返事なしだけは、締めの時刻を過ぎてから（電話でその場で聞く案内は話し終えてから）書きます。結果を書くときは、次の表を上から順に当てはめ、最初に当てはまった一つを書きます。

締めの前で返事を待っている間は、結果の欄を空けます。希望の返事を受けて枠の確認や合意、反映を進めている間も、締めの前後を問わず結果の欄を空けます。案内中であることは、枠と希望の状態の欄で分かるようにします。

後から事実が分かったら、行の結果を書き直し、元の結果と書き直した時刻を残します。R-02は11月20日10時の時点で返事なしと書き、15時40分に希望の返事を受けて枠を見直し、遅い返事へ書き直しました。集計は締めの日時で固定します。第17節の表は11月23日10時の値で、その後に届いた返事や見た記録では書き換えず、次の集計で別に数えます。

案内の文に入れること

案内の文は、枠を一つに特定し、まだ予約ではないことが読める形にします。次は架空の文例です。

「そのままで構いません」と書いた場合は、無反応を断りと数えないことを店の中でそろえます。文の版が変わったら、案内の行にどの版で送ったかを書きます。

店Wの7回の案内

R-03は締めの前の9時30分に成立と書き、R-05は締めの15時を待たず、11時12分に届かなかった表示を見た時点で未配信と書きました。R-05の後に、受付が施術を終えた13時にR-06の電話をかけたのは、W-02の本人がメールと電話の両方を連絡の手段に選んでいたためです。本人が選んでいない手段で重ねて連絡しません。R-04の後にW-05へ連絡し直していないのも、本人の窓口がメッセージだけで、締めの後は次の人へ案内すると伝えていたからです。

R-04の返事なしは、断られたという意味ではありません。配信の結果は不明で、届いたかどうかも、読んだかどうかも分かりません。この1行は、後から返事が届かない限り、返事なしのまま残します。

返事が来たら、枠を照らし直してから確定する

「行けます」という返事は、予約ではありません。返事を受けたら、次の順で進めます。

1. その時点の枠を予約本体で見る。案内の後に別の予約が入っていないかを確かめる
2. 担当と席と設備が、案内のときのままかを確かめる
3. 日時、メニュー、担当、料金や所要時間の差があればその差を本人に示し、合意を得る
4. 使っている仕組みの正規の方法で予約本体へ入れ、入ったことを見て確かめる
5. 合意した内容を本人が見返せる形で知らせる

成立と書くのは、本人との合意、予約本体への反映の確認、確定の案内の3つがそろったときです。

店Wの例では、R-03は次の順でした。11月20日9時05分に返事を受け、9時06分にA-01が空いたままであることを見て、9時20分に本人と合意し、9時25分に予約本体への反映を見て、9時30分に確定の案内を送りました。R-07は電話の中で14時06分に枠を見て、14時10分に合意し、14時12分に反映を見て、14時15分に確定の案内を送りました。

本人が自分で予約を入れる仕組みの場合

第3節の1点目のように、案内の後の予約を本人が入れる形の仕組みがあります。この形では、返事の欄が空のまま予約本体に入っていることがあり、逆に「入れます」という返事があっても予約が入っていないことがあります。返事の有無だけで判断せず、予約本体の中身を見て、合意の欄には「本人が入れた予約の内容を確かめた時刻」を書きます。店の仕組みがどの形かは未確認のまま進めません。

枠を押さえた、と言えるのはいつか

案内している間に枠を押さえるかどうかは、店の決まりと仕組み次第です。すべての窓口で押さえることを、この記事は勧めていません。押さえられるかも、自店の仕組みで違います。押さえるなら、照合票に次の3つを書きます。

どれかが分からなければ「押さえの確認なし」と書き、案内の文でも押さえたとは言いません。押さえただけの状態を、成立に数えることもしません。

成立の後：担当へ渡し、来店を照らす

成立と書いた時点で、この枠の案内は終わります。残るのは2つです。

1つ目は、担当への引渡しです。キャンセル待ちから入った予約は、担当の頭の中では空いた枠のままのことがあります。予約本体の番号と日時とメニューを担当へ伝え、担当が見た印と時刻を照合票に残します。

2つ目は、来店の照合です。予約の日の後に、予約本体の番号で来店の記録を見て、照合票の来店の欄に書きます。記録を見ていない間は未確認で、来店なしとは書きません。来店があっても、予約の前の案内が良かった証拠にはなりません。来店の欄は、成立と別の数を作るためのものです。

確定した予約を後で変えたいと連絡があったら、ここから先は別の手順です。美容室の予約変更ミスを防ぐ｜担当への引き継ぎと通知の点検手順で扱っています。

同時に空いた2枠は、番号を分けて別々に進める

店WのA-01とA-02は、同じ時刻に確かめられ、同じ14時に始まる枠でした。こうした同時の枠で起きやすいことは3つあります。

1つ目は、枠をまとめて扱うことです。「21日の14時が2つ空きました」と1行に書くと、A-01の結果とA-02の結果が混ざります。案内は枠ごとに番号を分け、1回の案内で1つの枠を示します。1人が2つの枠に合うときに両方を示すなら、案内を2行に分け、どちらか一方だけを受けられることを本人に伝えます。片方の結果が決まるまで、もう片方を次の人へ出さないのか、並行して進めるのかも店で決めます。

2つ目は、片方が埋まるともう片方の前提が変わることです。人の空きが別々でも、席やシャンプー台は共用かもしれません。店Wでは、A-01とA-02が両方埋まっても席とシャンプー台が足りると店長が台帳で確かめたものとし、照合票に「同時に埋まった場合：確認済み、店長、18時12分」と書きました。

3つ目は、担当の取り違えです。同じ時刻の枠が並ぶと、確定の案内で担当を入れ違えることがあります。確定の案内の前に、枠番号から日時と担当を読み直します。

店Wの2枠の結果は次のとおりです。

A-02の案内は、W-03、W-05、W-06の順に、締めの到来ごとに次の人へ進みました。

遅い返事、他の予約、辞退のときの伝え方

埋まらなかった結果は、本人への伝え方と、希望の扱いを決めておきます。

締めの後に返事が来た（R-02）

W-03の返事は、締めの10時を過ぎた15時40分に届きました。A-02は、14時12分にR-07の予約で埋まっています。受付は、次のように返しました（仮の文例）。

「ご連絡ありがとうございます。ご案内した21日14時のお席は、締めの後に次の方へご案内し、埋まりました。21日の午後のご希望はこのまま残します。やめる場合はお知らせください。」

希望はW-03のまま「案内待ち」に戻します。遅れたことを本人の落ち度のように書きません。返事の時点で枠がまだ空いていて、他の人へ案内も出していないなら、店の決まりで成立へ進めることもあります。その場合の結果は遅い返事ではなく成立です。

別の予約が先に入った（R-06）

A-03へのR-06では、受付が電話の直前の12時55分に枠が空いていることを見ました。電話の中で本人が希望と答えたので画面を読み直すと、12時58分にネットから別の予約が入っていました。この店では案内中の枠を押さえていません。受付は、その場で「先ほどほかのご予約が入りました」と伝え、確定の言葉は使いませんでした。

A-03は「他の予約で埋まった」、R-06は「枠の都合で不成立」です。W-02は日程の11月22日に結果を書きます。これは電話の相手に説明できる事実です。事前に「ご連絡中に埋まることがある」と伝えていなければ、不信を招くおそれがあります。第5節の4つ目を受けるときに伝える理由がここにあります。

1つの枠に2人から返事が来た

複数の人へ同時に送る設定の店では、2人から希望が届くことがあります。店Wの例にはない場面です。事前に伝えた決まりで先の人を決め、もう1人には案内の行に結果を書いたうえで、埋まったことをそのまま伝えます。先の人の合意と反映を見るまで、もう1人へ「埋まりました」と言わないようにします。先の人の反映が確かめられないまま両方へ「お受けします」と返すと、同じ枠に2件の約束が残ります。

辞退された（R-01）

W-02の本人は、電話で「21日は難しいです。22日はまだ希望です」と話しました。断られたのは1日分だけです。日程の行に辞退と書き、希望の状態は案内待ちのままにします。理由を聞き出しません。本人が話した場合だけ短く書きます。辞退された枠は、次の候補へ進みます。A-01の次の候補はW-04でした。

同じ人へ重ねて案内しない

1人に合う枠が続くときは、案内が重なります。本人が連絡の回数を減らしてほしいと話したら、希望の票に書きます。連絡をやめてほしいと言われたら、その希望は取り下げとし、ほかのスタッフも分かるようにします。

引継ぎ：案内の途中で担当が替わるとき

案内は締めまで時間がかかるため、途中で受付の担当が替わります。ここで止まりやすいのは「誰かが返事を見るはず」という思い込みです。

交代のときに渡すのは、案内中の1行ごとに次の項目です。

口頭で伝えただけでは閉じません。受け手が内容を見て印を付けた時点で、引継ぎを済みとします。翌朝に受付Bが見たとき、R-02の締めまでの時間と、10時に次のW-05へ進むことが1行で分かる形にします。

店が閉まっている間に締めを置かない

締めを閉店中の時刻に置くと、誰も見ていないのに「次へ進む時刻」だけが来ます。締めは、店が返事を見て次の人へ案内できる時刻に置きます。休業日をまたぐ案内は、次の担当と見る時刻を先に決めます。枠の開始までに見られる時刻がないなら、その枠は案内しない判断もあります。理由は照合票に書きます。

店の形ごとの扱い

本部の処理を待つ間に、店だけの別の一覧を作り足すと、正本が2つになります。受けた希望は同じ票に書き、本部の仕組みにどこまで入っているかを別の欄で示します。

一覧に残らないものを、票に残す

第3節の2点目のように、仕組みの一覧には過去の分が出ないことがあります。自店の仕組みがどうかは、管理画面で確かめます。一覧だけを集計の元にしていると、対象の日が過ぎた後で数えられない希望が出ます。

そこで、対象の日が過ぎる前に、一覧の行と票の行を照らします。

一覧から消えた行を、取り下げや予約確定に読み替えません。本人の連絡や予約本体を見て、根拠がなければ未確認のまま残します。

対象の日が過ぎた希望を閉じる

対象の日が過ぎたら、希望の日程の行に結果を書き、すべての日程が過ぎて予約に至らなかった希望を対象日経過にします。予約確定と取り下げの希望は、日程が過ぎても状態を変えません。本人が取り下げた事実を、日付の経過で上書きしないためです。案内しなかった日程は「案内せず」と書き、空欄のままにしません。案内しなかった理由が、枠が空かなかったのか、枠はあったが条件が合わなかったのかは、照合票の候補の欄から読めるようにします。店Wでは、W-01はA-01とA-02で長さや担当が合わず、A-04で移動の時間が足りずに案内しませんでした。

案内できなかった人へ、対象の日が過ぎたことを知らせるかどうかは店の決まりです。知らせるなら本人が選んだ手段で1回とし、次の案内の候補へ勝手に移しません。別の日も希望するかは本人に聞き、新しい希望として番号を付けます。

票に書かない情報

票には、お客さまの名前、電話番号、メールアドレス、カルテの内容を書きません。店の中で使う客の番号と、予約本体の番号で元の記録を引ける形にします。ただし、番号も元の記録と結び付くため、匿名の記録とは扱いません。票を見られる人、保管の場所と期間は、店の決まりとして決めます。

連絡の手段を書くときも「メール」「電話」までとし、アドレスや番号は写しません。案内の文面を計測の印やURLへ入れることもしません。扱い方についての法的な判断は、この記事ではしません。

数える母数を分ける：希望・人・日程・枠・案内・成立・来店

締めの時刻を決めて、数を分けて並べます。店Wの例では、11月23日（月）10時に締めました。

日程の表は、同じ日程の複数の案内を足さず、締めの時点の最終の結果を1つだけ数えます。成立があれば成立を優先し、確認の途中で結果が決まっていない日程は未確認と書きます。W-02の11月22日にはR-05の未配信とR-06の枠の都合で不成立の2回の案内がありましたが、1つの日程で、最終の結果はR-06です。案内の表の7回には両方を残します。

希望は2＋4＋1＝7件、枠は2＋1＋1＝4つです。

未確認を消さない

成立した2件のうち、W-04は、11月21日の18時に受付Bが予約本体で来店の記録を見ました（架空の記録です）。W-06は、11月23日10時の締めの時点で、来店の記録をまだ誰も見ていません。

割合を出す前に、母数を書く

同じ成立2件でも、空き枠の数を分母にすれば2÷4で50％、希望の件数を分母にすれば2÷7で約29％、案内の回数を分母にすれば2÷7で約29％です。後の2つは値が同じでも、意味は別です。件数が少ない店では、割合より件数のまま並べるほうが読み違えません。

この表からは、案内のやり方が結果の原因かどうかは分かりません。店Wの数は1回の締めの値で、比べる相手もありません。

偏りが見えたら、次に確かめること

次の表は、確かめる順の候補で、原因を示すものではありません。件数が少ないうちは、1件ずつ案内の行を読み直すほうが確かです。

記録開始から7日後と28日後に見る

記録を始めてから7日後は、票が続いているかを見ます。一覧と票の行が合っているか、案内の行に空いている欄がないか、締めの過ぎた案内に結果が書かれているかを確かめます。この時点では件数から結論を出しません。

28日後は、同じ定義で上の表を作り直します。定義の違う過去の記録と比べず、記録がない期間を遡って作りません。比べるのは次の28日と、人数、休業日、受ける窓口がそろっているときです。

記事からの相談は別の数

読者の店の予約の数と、この記事を読んだ後に当社へ届く相談の数は、まったく別のものです。当社の側では、案内のボタンの押下、受付の成功、担当の受信、有効な相談かの判定を段階ごとに分けて数えます。この記事の時点では、どれも未取得で、読者の店の成果とは足しません。

登録不要の20項目の点検表

登録なしで使える点検表です。印刷するか、紙や表計算のシートに写して使い、送信は要りません。確かめられない番号は、右の列の次の一手を進めます。当てはまらない番号は「対象外」と理由を添えて書きます。

点検表の使い方

【編集部の提案】未確認の番号が多いときは、1、15、18の順に手を付けます。票を分け、案内を残し、成立の条件をそろえると、ほかの欄の空きが見えてきます。これは最初に直す順番で、残りの番号を飛ばしてよいという意味ではありません。

空欄の2票：待ち希望整理票と、枠と連絡結果の照合票

記事の中でそのまま使える空欄の票です。入力欄やフォームはなく、印刷するか、紙や表計算に写して使います。送信は要りません。2票とも、お客さまの名前、電話番号、メールアドレス、カルテの内容を書く欄はありません。分からない欄は「未確認」、当てはまらない欄は「対象外」と書き、空欄を「済み」と読みません。

待ち希望整理票

希望1件につき1枚に書きます。最初の行の「希望番号：」の後に番号を書き始めます。1つの日程に案内が複数あるときは、枠番号と案内番号を同じ行に書き足します。いまの状態は第4節の定義で書き、予約確定と取り下げは日程が過ぎても書き換えません。

枠と連絡結果の照合票

枠1つにつき1枚に書きます。最初の行の「枠番号：」の後に番号を書き始めます。案内の行が足りないときは、同じ形で足します。

2票の使い分け

待ち希望整理票は人の側の記録で、照合票は枠の側の記録です。整理票の日程の行に枠番号と案内番号を書き、照合票の案内の行に希望番号を書くと、どちらの票からでももう片方を引けます。店Wの例で言えば、W-02の整理票には日程の行が2つあり、11月21日の行にA-01とR-01、11月22日の行にA-03とR-05、R-06を書きます。A-03の照合票の案内の行には、W-02を2回書きます。

よくある質問と、今日ひとつ始めること

よくある質問

キャンセル待ちの人へ案内したら、枠を押さえたことになりますか：なりません。押さえるなら、第12節の3つの証拠を自店で確かめます。分からなければ押さえていないものとして案内します。

案内の順番と、返事の期限はどう決めるのが正解ですか：この記事では一つの正解を示しません。店が事前に伝えた決まりと、自店の仕組みの仕様に従ってください。何時間という一律の期限も勧めません。決まりがない店は、店長が決めてから受付の文と案内の文に書きます。

空いたら自動で予約になる仕組みもありますか：製品や設定によって違います。第3節の3点目は一つの製品の説明です。自店の仕組みのヘルプと管理画面で確かめ、予約本体を見て判断します。

予約の仕組みがあれば、票は要りませんか：仕組みで確かめられる欄を二重に書く必要はありません。電話や店頭で受けた希望、仕組みの外で連絡した案内、返事の時点の再確認、引継ぎは、仕組みの一覧だけでは残らないことがあります。足りない欄だけを票で補ってください。

1人の店で、ここまで書けますか：最初は、希望番号と枠番号、案内の1行、成立の3つの確認だけで始めても構いません。引継ぎの相手がいなくても、施術の後に自分で見る時刻は書いておきます。

案内しても埋まらなかった枠はどうしますか：通常の受付に戻すか、ほかの方法で知らせるかは店の決まりで決めます。この記事では広く知らせる方法は扱いません。戻した後に埋まったかは、確かめるまで未確認と書きます。

来店しなかった人は、次の案内から外してよいですか：予約の扱いは店の規定に従います。来店の記録を見ていないだけの予約を、来店なしと書かないでください。

案内の途中で希望の内容が変わったらどうしますか：別の枠の話なら、整理票の行を直し、直した日時を残します。いま案内している枠の話なら、案内の返事の欄に書き、合意の前に条件を読み上げ直します。

今日ひとつ始めること

【編集部の提案】いま手元にあるキャンセル待ちのメモを見て、希望の行に番号を付け、別の紙に枠の欄を作ってください。そのうえで、次に空いた枠の最初の案内を1行で書きます。これまでの分は記憶から作らず、今日から始めます。記録を始めた日から7日後に、案内の行に結果が書かれているかを見直してください。